Hierfür bietet der Sächsische Informatik Dienst (SID) regelmäßige Schulungen an. Zur Teilnahme an Schulungen im Sommer und Herbst 2022 informierte die Sächsische Staatskanzlei am 22. Juni 2022 über Amt24@sk.sachsen.de wie folgt:

„Bitte melden Sie sich bei servicedesk@sid.sachsen.de mit dem Betreff  "Amt24-AdminCenter-Schulung" […], wenn wir Sie für Schulung oder Workshop vormerken sollen. Die Teilnahme an unseren Amt24-Schulungen und –Workshops ist für Mitarbeiter der sächsischen Behörden kostenlos.

Hier noch einmal unser Angebot:

AdminCenter-Schulung (online per WebEx)
Erstmals seit zwei Jahren bieten wir wieder Schulungen für die Arbeit im AdminCenter an. In der Schulung lernen Behördenmitarbeiter das Anlegen und Pflegen von Amt24-Behördendaten und -Texten und wie man Behörden, Leistungsbeschreibungen und Online-Anträge miteinander verknüpft. Nur wenn Sie mit dem AdminCenter vertraut sind, können Sie einen weiteren Schritt wagen und Formulare mit dem Formulareditor erstellen und mit der Blaupause verknüpfen, um auf diese Weise einfache Antragsprozesse zu modellieren. […]

Ihre Amt24-Projektleitung in der Staatskanzlei“

Wie Sie eine kommunale Ergänzung anlegen, wird im Amt24-Admincenter unter „Schulungen im Amt24-AdminCenter“ (Beitrag vom 7.3.2022) erklärt.

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie --> Benutzerverwaltung --> Mandanten

3. Klicken Sie auf Ihren Mandant --> Datenschutzbeauftragter

4. Fügen Sie den Datenschutzbeauftragen hinzu bzw. überarbeiten Sie die Informationen
--> speichern

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie --> Benutzerverwaltung --> Mandanten

3. Klicken Sie auf Ihren Mandant --> Impressum

4. Fügen Sie ein Impressum hinzu bzw. überarbeiten Sie das vorhandene --> speichern

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie --> Benutzerverwaltung --> Mandanten

3. Klicken Sie auf Ihren Mandant --> Bild

4. Fügen Sie ein Bild/Logo hinzu bzw. überarbeiten Sie das vorhandene --> speichern

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie --> Organisationseinheiten

3. Klicken Sie auf +Anlegen

4. Fügen Sie die Organisationseinheiten Ihrer Kommune hinzu --> speichern

5. Fügen Sie unter Kommunikation eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer der Organisationseinheit hinzu

6. Klicken Sie auf Kommunikation übernehmen und Kommunikation speichern

7. Zum Veröffentlichen der Organisationseinheit klicken Sie auf Text bearbeiten.

8. Füllen Sie nun die mit dem roten Stern markierten Pflichtfelder aus und klicken Sie auf speichern und veröffentlichen.

9. Ob die Organisationseinheit richtig veröffentlicht wurde, erkennen Sie an der grünen Zahl 1.0 oder höher in der oberen rechten Ecke --> siehe Screenshot

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie --> Benutzerverwaltung --> Benutzergruppen

3. Klicken Sie im Mandaten-Administrator auf Benutzer

4. Fügen Sie support.onlineantrag@kisa.it hinzu --> Zuordnung speichern

Als Mandanten-Administrator ist der Nutzer support.onlineantrag@kisa.it dazu berechtigt, weitere Mitarbeiter des Support-Teams mit der Berechtigung "Mandantenredakteur Prozessparameter und -integration" in Ihrem Mandanten hinzuzufügen.

Um die Online-Antragsassistenten (OAA) sauber in den Amt24 Mandanten und die Leistungen Ihrer Kommune einbetten zu können, müssen nachfolgende Informationen auf Ihrer kommunalen Leistungsseite im Amt24 angelegt und gepflegt werden:

- Impressum
- Datenschutzbeauftragte(r)
- Logo / Bild
- Organisationseinheit(en)

Zur Administration und Pflege des Amt24 Mandaten Ihrer Kommune bietet der Sächsische Informatik Dienst (SID) Schulungen an. Darüber hinaus steht Ihnen unsere KISA Kurzanleitung zur Verfügung. 

Jede Kommune besitzt ein eigenes Administratorenkonto auf Amt24, um ihren Mandaten zu pflegen. Wer in Ihrer Kommune für die Amt24 Administration zuständig ist, können Sie direkt beim Sächsischen Informatik Dienst (SID) erfragen. Nachfolgend finden Sie die Kontaktdaten:

Service Desk des Staatsbetriebs Sächsische Informatik Dienste
Anwendungsbetreuung Amt24
Telefon: +49 351 79997-100
E-Mail: servicedesk@sid.sachsen.de

Wie Sie selbst einen gültigen Link erzeugen können, wird im Amt24-Admincenter unter „Allgemein: Mit Amt24 regionalisiert verlinken“ (Beitrag vom 20.5.2022) erklärt.

Die Schema-Dateien und Beispiel-XMLs unserer Online-Antragsassistenten finden Sie hier. 

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie --> Zuständigkeitsfinder --> Prozesse

3. Klicken Sie auf den entsprechenden Prozess, z.B. KOMM24Hundesteueranmeldung --> Prozess aktivieren

4. Wechseln Sie auf den Reiter Prozessparameter

5. Suchen Sie jetzt in der Tabelle den Namen Wartungsmodus und klicken Sie das rechte Bearbeitungsfeld an

6. Geben Sie unter Prozessparameter festlegen true ein und klicken Sie auf speichern 

Sollten Sie im Zuständigkeitsfinder nicht den Punkt „Prozesse“ sehen, dann prüfen Sie bitte unter Benutzerverwaltung --> Benutzergruppen, ob Sie das Recht als „Mandantenredakteur Prozessparameter und -integration“ haben.

Nach dem GoLive befindet sich der Online-Antragsassistent im sogenannten Wartungsmodus. Dies bedeutet, der Antrag ist bereits auf Amt24 produktiv, kann aber von Bürgerinnen und Bürgern auf Amt24 noch nicht eingesehen und genutzt werden. Der Wartungsmodus bietet Ihnen die Möglichkeit, den Antrag ausführlich zu prüfen und Ihre interne Prozesse abzustimmen, ohne das eine Nutzung durch Bürger oder Unternehmen möglich ist. Nach erfolgreicher interner Prüfung des Antragsassistenten können Sie den Wartungsmodus wieder deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung des Wartungsmodus in der Eigenverantwortung Ihrer Kommune liegt.
Die Deaktivierung können Sie wie folgt vornehmen:

1. Loggen Sie sich ins Amt24 AdminCenter ein

2. Wählen Sie -->Zuständigkeitsfinder --> Prozesse

3. Klicken Sie auf den entsprechenden Prozess, z.B. KOMM24Hundesteueranmeldung --> Prozess aktivieren

4. Wechseln Sie auf den Reiter Prozessparameter

5. Suchen Sie jetzt in der Tabelle den Namen Wartungsmodus und klicken Sie das rechte Bearbeitungsfeld an

6. Geben Sie unter Prozessparameter festlegen false ein und klicken Sie auf speichern 

Prüfen können Sie die Deaktivierung, indem Sie sich aus Ihrem Servicekonto ausloggen und anschließend den Antragsprozess starten. Werden Sie aufgefordert, sich in Ihr Servicekonto einzuloggen, war die Deaktivierung erfolgreich.

Sollten Sie im Zuständigkeitsfinder nicht den Punkt „Prozesse“ sehen, dann prüfen Sie bitte unter Benutzerverwaltung --> Benutzergruppen, ob Sie das Recht als „Mandantenredakteur Prozessparameter und -integration“ haben.

Um Ihren Online-Antragsassistenten (OAA) beispielsweise testen zu können, besteht die Möglichkeit den sogenannten Wartungsmodus zu aktivieren. Damit wird Ihnen ermöglicht, den OAA zu prüfen und interne Prozesse abzustimmen, ohne dass eine Nutzung durch Bürger und Unternehmen möglich ist.

Nach erfolgreichem Test des OAA kann der Wartungsmodus wieder deaktiviert werden und der OAA steht den Bürgern zur Antragstellung zur Verfügung. 

Hierfür steht Ihnen das KISA Auftragsformular zur Verfügung.

Ablauf:

1. Prüfen Sie im Fragebogen die konfigurierbaren Datenfelder Ihres Online-Antragsassistenten. Diese sind im Abschnitt „5. Formular“ aufgeführt.

2. Veranlassen Sie die Änderung über: https://kisa.it/de/antragsmanagement-mail.html und teilen Sie uns neben dem Namen des OAA bitte nachfolgende Informationen mit:

• Änderungsgrund (optional)
• Änderungsdatum (bis bzw. ab wann sollte Änderung erfolgen)
• Abschnitt(e) im Formular des OAA, die von der Änderung betroffen sind (z.B. Abschnitt Zahlung bei Änderung des Links zum SEPA Lastschriftmandat ODER Abschnitt Gebühren bei Gebührenänderung)
• Konkreter Änderungswunsch (z.B. Austausch der Verlinkung des SEPA-Lastschriftmandats von XXX.de in XYZ.de oder Änderung der Gebühren auf 25€ statt bisher 20€ für Ausstellen der Geburtsurkunde)

Bei einer Standardübergabe von Dateien (reine Dateiablage) werden die Dateien in einem jeweiligen Vorgangsordner ausgeliefert, der die PDF, Anlagen und eventuell eine XML/JSON enthält. Diese können alle direkt geöffnet werden.

Beim xFall wird eine einzige XML-Datei ausgeliefert, in welcher alle Dateianhänge (PDF, Bilder, JSON) base64-verschlüsselt enthalten sind. Innerhalb der XML sind alle Daten der antragstellenden Person enthalten. Diese Daten und Anhänge müssen durch die Kommune erst wieder sichtbar gemacht werden.

Die Antragsdaten werden in einem Transferverzeichnis bereitgestellt. Es besteht die Möglichkeit, zwischen einem eigenen und einem von KISA bereitgestellten Transferverzeichnis zu wählen. Bei dem von KISA bereitgestellten Transferverzeichnis müssen die Daten regelmäßig aus dem Verzeichnis der Kommune abgeholt und lokal gespeichert werden. Die Daten werden 90 Tage nach Antragsstellung auf dem Transferverzeichnis vorgehalten, danach werden sie automatisch gelöscht. Durch die regelmäßige Datenlöschung soll der Speicherplatz  freigehalten werden.

Die Online-Fähigkeit einer Verwaltungsleistung ist gegeben, wenn als Digitalisierungs-Niveau die Stufe 3 (Online-Leistung) erreicht werden kann, d.h. wenn die Beantragung der Verwaltungsleistung einschließlich aller einzureichenden Nachweise vom Bürger bzw. Unternehmen ausschließlich online abgewickelt werden kann. Die Verwaltungsleistung gilt erst dann als OZG-konform digitalisiert. 

Quelle: SAKD Newsletter, Ausgabe August 2021

1. Nehmen Sie an der Digital-Navigatoren-Ausbildung des SSG teil: https://www.ssg-sachsen.de/index.php?id=dlsn 
2. Erstellen Sie eine Liste aller Fachverfahren, die in Ihren Ämtern genutzt werden.
3. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Verwaltungsleistungen und Anträge Sie als Verwaltung anbieten.
4. Schauen Sie, welche davon bereits auf Amt24 verfügbar sind: https://ozg.kisa.it/de/online-antragsassistenten.html  
5. Verschaffen Sie sich Informationen zum Stand der DMS-Einführung / eAkte-Umsetzung in Ihrem Haus.
6. Besprechen Sie diese Themen mit Ihrem Bürgermeister / Hauptamtsleiter und holen sich von dort Unterstützung.
7. Sensibilisieren Sie alle Mitarbeiter für die kommenden Aufgaben.
8. Nehmen Sie unsere initiale Erstberatung wahr, um eine Strategie und dann eine konkrete Agenda aufzubauen.